올바른 메일 작성법
대학 생활을 하면서 교수님과 조교님 그리고 대내외 활동 관계자분들에게 연락을 드리는 일이 많아진다. 특히, 원하는 과목을 신청하지 못했을 때 교수님께 해당 과목의 증원 요청 메일을 보내거나, 성적에 오류를 발견하고 성적 정정 요청 메일을 보내야 할 때 어떻게 메일을 작성해야 할지 고민하는 학우들이 많다. 차러브레터가 아직 메일을 보내는 일에 익숙하지 않은 신입생들을 위해 교수님께 예의를 갖추고, 올바르게 메일을 보내는 방법을 소개한다.
part1. 제목쓰기
제목은 본인의 신원과 목적을 간결하게 명시
교수님은 학생 이외에도 학회, 연구실 등 다양한 곳에서 메일을 받으신다. 그러므로 메일 제목만 봐도 내용을 한눈에 알아볼 수 있도록 본인 신원과 내용의 핵심을 명시해야 한다. 또한, 교수님은 해당 과목 이외에도 여러 과목을 담당하시는 경우가 많으므로 본인이 해당하는 과목명(분반이면 반도 기재)을 정확히 기재해야 교수님께서 문제를 원활하게 해결할 수 있다.
part2. 본문 작성 방법
1) 인사말과 자기소개
가장 기본적인 예의는 인사다. 인사말에는 교수님의 성함을 함께 언급하는 게 좋다.
그다음은 간단하게 자기소개 한다.
2) 명확한 목적 명시
본인이 알고 있는 내용이라고 해서 교수님도 바로 아실 거라고 생각하여 목적을 제대로 명시하지 않으면 안 된다. 자기소개 한 후에는 메일을 보내는 목적을 먼저 언급해야 교수님이 본문의 주요 내용을 파악하여 읽으실 수 있다.
3) 맺음말
본문 내용을 알맞게 작성했으면, “감사합니다.”로 내용을 마무리한다. 그리고 ’홍길동 올림’을 써서 메일의 끝맺음을 짓는다. 내가 윗사람한테 보낼 때는 ‘올림’을 쓰고, 아랫사람한테 보낼 때는 ‘드림’을 명시하는 것이니 주의해서 작성하도록 한다.
part 2-1. 증원 요청 메일 보내는 방법
필자는 신입생 때 “수강인원이 초과되었습니다.“라는 메시지를 보고 큰 절망에 빠진 적이 있다. 경쟁률이 치열한 과목은 수강인원이 초과하여 수강하지 못하게 되는 경우가 많은데, 필수로 들어야 하는 전공과목이나 교양과목을 듣지 못하게 되는 일도 종종 발생한다. 이러한 상황을 어떻게 해결해야 하는지 모르는 신입생들을 위해 교수님께 원하는 과목의 증원 요청을 하는 방법을 소개한다. 단, 증원 요청을 한다고 모든 과목이 증원되는 것은 아니며, 교수님께 요청하는 입장이므로 최대한 정중하게 말씀드려야 한다는 점을 기억하길 바란다.
part 2-2. 성적문의 메일 보내는 방법
공개된 성적을 보고 오류를 발견하거나, 점수의 결과에 대해 궁금할 때 어떻게 교수님께 메일을 보낼지 긴 시간 동안 고심했던 적이 있는가? 성적문의 메일은 더욱 조심스럽게 생각하여 고민하는 학우들을 위해 교수님께 예의를 갖추고 성적문의 메일을 보내는 방법도 소개한다.
지금까지 교수님께 올바른 메일을 작성하는 방법을 소개해보았다. 메일을 보내는 형식이 따로 정해진 것은 아니니 필자가 소개한 내용은 참고만 해주기를 바란다. 무엇보다 예의를 잘 갖춰서 보낸다면 이미 ’올바른 메일 작성‘은 80% 성공이라고 할 수 있다. 차러브레터를 통해 대학생활에 도움을 받았기를 바라며, 모든 게 낯선 대학생활에 적응하느라 어려움을 겪고 있을 신입생들의 슬기로운 CHA대 생활을 응원한다.
[취재 : 학생기자 장지수]
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